Datenschutzerklärung
Stand: 07.06.2026
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten beim Betrieb des Community System Dashboards, des dazugehörigen Discord-Bots „Community System“ sowie optionaler Custom-Bots verarbeitet werden.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für diese Website, das Dashboard und den Discord-Bot ist:
Tobias Stier
Hauptstraße 24
56290 Macken
Deutschland
E-Mail: kontakt.Community.System@t-online.de
Telefon: 026055930067
2. Hosting und technischer Betrieb
Das Dashboard und/oder der Bot werden über Server-Infrastruktur des Hosting-Anbieters NexoSystems IT-Solutions - Einzelunternehmen, Inh. Justin Harth, Willy-Brandt-Straße 14, 52382 Niederzier, Deutschland betrieben. Beim Aufruf des Dashboards und beim technischen Betrieb können technische Daten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browser-/Geräteinformationen, Referrer, Fehlermeldungen, Server-Logdaten und sicherheitsrelevante Ereignisse.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Dashboards, zur Stabilität, Fehleranalyse, Absicherung und Missbrauchsverhinderung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit der Hosting-Anbieter als Auftragsverarbeiter tätig wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
3. Discord-Login, Discord-Bot und Discord-Daten
Für den Login nutzt das Dashboard Discord OAuth. Dabei können insbesondere Discord-ID, Benutzername, Avatar, Servermitgliedschaften, Server-IDs und Berechtigungsinformationen verarbeitet werden. Diese Daten werden benötigt, um den Login durchzuführen und zu prüfen, welche Discord-Server ein Nutzer verwalten darf.
Zusätzlich verarbeitet der Bot je nach aktivierten Modulen Discord-Serverdaten wie Server-ID, Servername, Server-Icon, Rollen, Kanäle, Kategorie-IDs, Channel-IDs, Role-IDs, User-IDs, Nachrichten-IDs, Zeitpunkte, Konfigurationen und technische Ereignisdaten.
Discord ist ein eigenständiger Anbieter. Bei der Nutzung von Discord, des OAuth-Logins, von Slash Commands, Bot-Nachrichten, Direktnachrichten, Rollen, Kanälen und Serverfunktionen verarbeitet Discord personenbezogene Daten nach den eigenen Datenschutzbedingungen. Dabei kann es auch zu einer Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kommen.
4. Verarbeitete Daten durch Bot-Module
Je nach aktivierten Funktionen und Server-Konfiguration können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Ticket-System: Ticket-Ersteller, beteiligte Teammitglieder, Ticket-Inhalte, Kategorie, Priorität, Status, Channel-IDs, Message-IDs, Transcripts, Feedback, Gründe, Bearbeiter und Zeitpunkte.
- Bewerbungsformular: Discord-User-ID, Alter, gewünschte Team-Rolle, Angabe „Wie hast du uns gefunden?“, Bewerbungstext, Annahme-/Ablehnungsstatus, Gründe, Bearbeiter und Zeitpunkte.
- Message-/DM-System: Empfänger, beteiligte Teammitglieder, Nachrichteninhalte, Thread-IDs, Status der Unterhaltung, Start- und Schließzeitpunkte.
- Verifizierung: User-ID, Rollen, Verifizierungsstatus, Panel-/Nachrichten-IDs, Channel-IDs und Zeitpunkte.
- Willkommen-/Verlassen-System: User-ID, Serverbeitritt oder Serveraustritt, Nachrichteninhalte, Channel-IDs, Rollen, Logo-/Banner-URLs und Zeitpunkte.
- Level-/XP-System: User-ID, Nachrichtenaktivität, XP, Level, Cooldowns, Level-Rollen, Belohnungen und Level-Nachrichten.
- Geburtstagssystem: User-ID, Geburtsdatum, Geburtstagsrolle, Channel-IDs, Nachrichten, DM-Optionen und Zeitpunkte.
- Booster-System: Booster-Status, Booster-Rolle, Log-/DM-Nachrichten, Logo-/Banner-URLs, Message-IDs und Zeitpunkte.
- Giveaway-System: Teilnehmer, Gewinner, Preise, Laufzeiten, Channel-IDs, Message-IDs, Rollenbedingungen und Zeitpunkte.
- Umfragen: Ersteller, Fragen, Antwortmöglichkeiten, Stimmen, Abstimmungsstatus, Channel-IDs, Message-IDs und Zeitpunkte.
- Events: Event-Ersteller, Titel, Beschreibung, Teilnehmer, Erinnerungen, Channel-IDs, Message-IDs und Zeitpunkte.
- Reports und Vorschläge: Ersteller, gemeldete oder vorgeschlagene Inhalte, Bearbeiter, Status, Gründe, Channel-IDs, Message-IDs und Zeitpunkte.
- Moderation und Kanal-Regeln: User-ID, Nachrichtendaten, Nachrichteninhalte, Kanal, Zeitpunkt, Regelverstoß, Warn-Grund, Warn-Anzahl, Moderationsmaßnahme, Bearbeiter, Audit-/Logeinträge und ggf. Hinweise per Direktnachricht.
- Audit-Logs: technische und administrative Ereignisse, betroffene User, Rollen, Kanäle, Bearbeiter, Gründe, Message-IDs und Zeitpunkte.
- Team-System und Teamliste: Teammitglieder, Teamrollen, Rollenänderungen, Verwarnungen, Gründe, Bearbeiter, Join-/Leave-Logs und Zeitpunkte.
- Team-Besprechungen: Besprechungstitel, Beschreibung, Teilnehmer, Rollen, Channel-IDs, Message-IDs, Status und Zeitpunkte.
- Stempeluhr-System: User-ID, Status, Einstempel- und Ausstempelzeiten, Pausen, Tätigkeitsstatus, Notizen, Aktivitätsprüfungen, Zeitprotokolle und Logeinträge.
- Invite-Tracking: Invite-Code, einladender User, beigetretener User, Account-Erstellungsdatum, Join-/Leave-Zeitpunkt, Fake-/Prüfstatus, Gründe und Statistiken.
- Live-Benachrichtigungen: konfigurierte Plattformen, Kanalnamen, Stream-/Live-Status, Benachrichtigungsinhalte, Channel-IDs und Message-IDs.
- Werbung-/Auto-Post-System: geplante Werbeinhalte, Zeiten, Kanäle, Rollen-Pings, Logo-/Banner-URLs und Message-IDs zum Ersetzen alter Werbung.
- Spielersuche-System: Suchanzeigen, Spiel, Beschreibung, Ersteller, Teilnehmer, Voice-/Channel-IDs, Message-IDs und Paneldaten.
- Voice-/TempVoice-System: Join-Voice-Kanal, erstellte Sprachkanäle, Besitzer, Teilnehmer, Channel-IDs, Kategorie-IDs, Größenbegrenzungen, Sichtbarkeit, Logs und Zeitpunkte.
- Radio-System: Stream-URLs, Stream-Namen, Voice-Channel-IDs, Panel-Channel-IDs, Message-IDs, Wiedergabestatus, Fehler und Zeitpunkte.
- Server-Statistik: Serverstatistik-Kanäle, Mitgliederzahlen, Bot-Zahlen, Rollenanzahl, Boost-Status, Channel-IDs und technische Aktualisierungsdaten.
- Custom-Bots: Bot-Name, Application-ID, Bot-Token in verschlüsselter Form, Besitzer, Server-ID, Status, Fehler, Konfigurationen und Zeitpunkte.
5. Moderations-Hinweise per Direktnachricht
Der Bot kann Nutzer bei Regelverstößen zusätzlich per Discord-Direktnachricht informieren. Dabei können Servername, Kanalname, Grund der Moderationsmaßnahme und Hinweise auf Server- oder Kanalregeln in der Direktnachricht stehen. Wenn Nutzer Direktnachrichten deaktiviert haben oder den Bot blockieren, kann diese Benachrichtigung nicht zugestellt werden.
6. Zwecke der Verarbeitung
Die Daten werden verarbeitet, um das Dashboard, den Discord-Bot, Custom-Bots, Serververwaltung, Module, Logs, Sicherheit, Berechtigungsprüfungen, Fehleranalyse, Missbrauchsschutz, Moderation, Teamverwaltung, Supportprozesse und administrative Funktionen bereitzustellen.
7. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt je nach Funktion auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung gewünschter Bot- oder Dashboard-Funktionen erforderlich ist. Außerdem erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen an sicherem Betrieb, Administration, Moderation, Missbrauchsschutz, Fehleranalyse und Serververwaltung. Soweit freiwillige Angaben verarbeitet werden oder eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
8. Cookies und Sessions
Das Dashboard verwendet technisch notwendige Session-Cookies, um Nutzer angemeldet zu halten und Berechtigungen zu prüfen. Ohne diese Cookies ist eine Nutzung des Dashboards nicht oder nur eingeschränkt möglich. Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt, sofern diese nicht ausdrücklich gesondert angegeben werden.
9. Empfänger der Daten
Daten können an Discord übermittelt oder von Discord verarbeitet werden, soweit dies für Bot-Funktionen, OAuth-Login, Nachrichten, Rollen, Kanäle, Slash Commands, Direktnachrichten, Voice-Funktionen und Serververwaltung erforderlich ist. Außerdem kann der Hosting-Anbieter im Rahmen des technischen Betriebs Zugriff auf technische Serverdaten erhalten.
Je nach Server-Konfiguration können Serverinhaber, berechtigte Administratoren, Moderatoren oder Teammitglieder Zugriff auf bestimmte Dashboard-Daten, Tickets, Bewerbungen, Reports, Logs, Audit-Einträge, Zeitprotokolle oder Modul-Konfigurationen erhalten. Daten können auch in Discord-Kanälen sichtbar sein, wenn eine Funktion dort Nachrichten postet.
10. Drittlandübermittlung
Bei der Nutzung von Discord und gegebenenfalls weiteren externen Diensten kann eine Übermittlung oder Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung nach den Datenschutzbedingungen und Transfermechanismen des jeweiligen Anbieters. Nutzer sollten zusätzlich die Datenschutzinformationen von Discord beachten.
11. Speicherdauer und Löschung
Daten werden gespeichert, solange sie für die jeweilige Funktion benötigt werden oder bis sie im Dashboard, durch Bot-Funktionen oder auf Anfrage gelöscht werden. Logdaten können zur Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Fehleranalyse für eine angemessene Dauer gespeichert werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Wenn der Bot einen Discord-Server verlässt oder dort dauerhaft nicht mehr verfügbar ist, können zugehörige Server-Konfigurationen und Nutzdaten nach einer technischen Karenzzeit, zum Beispiel nach 30 Tagen, bereinigt werden. Einzelne Discord-Nachrichten, die der Bot auf einem Server gepostet hat, können zusätzlich in Discord bestehen bleiben, bis sie dort gelöscht werden.
Lösch- oder Auskunftsanfragen können per E-Mail an den Verantwortlichen gestellt werden. Zur Zuordnung sollten dabei möglichst Discord-User-ID und betroffener Server angegeben werden.
12. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
13. Sicherheit
Es werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Rollen-/Rechteprüfungen, serverseitige Berechtigungsprüfungen, technisch notwendige Session-Schutzmaßnahmen, verschlüsselte Verbindungen soweit verfügbar, verschlüsselte Speicherung sensibler Bot-Token soweit technisch umgesetzt, gehashte Admin-Passwörter und technische Schutzmaßnahmen.
Dennoch kann keine vollständige Sicherheit garantiert werden, insbesondere wenn Daten über Discord, externe Dienste oder öffentliche Discord-Kanäle verarbeitet oder angezeigt werden.
14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn neue Funktionen eingebaut werden, sich technische Abläufe ändern oder rechtliche Anforderungen angepasst werden müssen.